1. Cine suntem și ce acoperă această politică

Operatorul datelor dumneavoastră este Pilot Books SRL (denumită în continuare „Editura” sau „noi”), CUI RO36336860, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/9839/2016, telefon +40 31 430 3003, site www.pilotbooks.ro.

Pentru orice întrebare despre datele personale ne puteți scrie la start@pilotbooks.ro.

Această politică explică ce date colectăm prin site, în ce scopuri, pe ce temei legal, cât timp le păstrăm, cui le transmitem și ce drepturi aveți. Se întemeiază pe Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”), Legea nr. 190/2018 și Legea nr. 506/2004 privind comunicațiile electronice.

Se aplică vizitatorilor site-ului, clienților, abonaților la newsletter și persoanelor care ne contactează. Datele angajaților și ale candidaților la un post, precum și supravegherea video de la sediu, sunt tratate în informări separate.

2. Definiții esențiale

Date cu caracter personal: orice informație despre o persoană fizică identificată sau identificabilă, direct (nume) sau indirect (adresă de e-mail, număr de telefon, adresă IP, identificatori online, inclusiv cookie-uri).

Prelucrare: orice operațiune efectuată asupra datelor, cu sau fără mijloace automate: colectare, stocare, utilizare, transmitere, ștergere.

Operator: cel care decide scopurile și mijloacele prelucrării, adică Editura.

Persoană împuternicită: furnizorul care prelucrează date în numele nostru, pe baza unui contract (de exemplu firma de hosting sau serviciul de curierat).

Consimțământ: acordul dumneavoastră liber, specific, informat și neechivoc, exprimat printr-o acțiune clară, de exemplu bifarea unei căsuțe necompletate în prealabil. Îl puteți retrage oricând, la fel de ușor cum l-ați dat.

3. Principiile după care prelucrăm datele

Respectăm principiile din art. 5 GDPR. Datele dumneavoastră sunt:

1. prelucrate legal, corect și transparent;

2. colectate pentru scopuri determinate, explicite și legitime, și nu folosite ulterior în alt mod incompatibil;

3. adecvate, relevante și limitate la ce este necesar (minimizare);

4. exacte și actualizate, cu ștergerea sau corectarea celor inexacte;

5. păstrate doar cât timp este necesar scopului sau cât impune legea;

6. protejate prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate (integritate și confidențialitate).

În plus, putem demonstra respectarea acestor principii (responsabilitate, art. 5 alin. 2): ținem un registru al activităților de prelucrare, avem contracte cu furnizorii care ne prelucrează date și o procedură pentru incidente de securitate.

4. Ce date prelucrăm, de ce, pe ce temei și cât timp

Tabelul de mai jos înlocuiește lista generică din versiunea anterioară. Duratele marcate cu paranteze pătrate sunt propuneri de confirmat intern sau cu contabilul și juristul.

Scop	Date prelucrate	Temei legal	Durata păstrării
Procesarea și livrarea comenzilor	nume, prenume, adresă de livrare, e-mail, telefon, produsele comandate, modalitatea de plată	executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b)	pe durata executării comenzii și a termenelor de retur; ulterior, doar datele de facturare
Cont client	e-mail, parolă (stocată criptat), istoric comenzi, produse favorite, adrese salvate	executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b)	cât timp contul este activ; ștergere după [3] ani de inactivitate sau la cerere
Facturare și evidență contabilă	nume, adresă, CUI pentru persoane juridice, valoarea și data tranzacției	obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c; Legea nr. 82/1991 și Codul fiscal)	[10 ani pentru registre, 5 ani pentru documente justificative; de confirmat cu contabilul]
Plata online cu cardul	datele cardului sunt introduse direct la procesatorul de plăți NETOPIA Payments; Editura primește doar confirmarea plății	executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b)	Editura nu stochează datele cardului; evidența plății se păstrează ca la facturare
Formular de contact și corespondență	nume, e-mail, telefon, conținutul mesajului	interes legitim de a răspunde solicitărilor (art. 6 alin. 1 lit. f) sau măsuri precontractuale (lit. b)	[12] luni de la ultimul mesaj, apoi ștergere, cu excepția cazului în care urmează un litigiu
Newsletter	adresa de e-mail, [prenume]	consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a; Legea nr. 506/2004)	până la dezabonare; evidența consimțământului (data, ora, sursa) se păstrează [3] ani ca dovadă
Oferte pentru produse similare, către clienți existenți	e-mail, istoricul achizițiilor	interes legitim și art. 12 alin. 2 din Legea nr. 506/2004	până la opoziție; puteți refuza gratuit oricând, la colectare și în fiecare mesaj
Cookie-uri și statistici de trafic	adresă IP, identificatori online, date despre navigare	consimțământ pentru cookie-uri neesențiale; cele strict necesare nu cer consimțământ	conform Politicii de Cookies, pe categorii
Reclamații, litigii, apărarea drepturilor	datele din dosarul concret	interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) și obligație legală (lit. c)	[3] ani de la soluționare (termenul general de prescripție) sau cât durează procedura
Răspuns la solicitările autorităților	datele cerute legal	obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c)	cât impune legea

Ca regulă, nu solicităm clienților CNP, copie de buletin sau alte date sensibile (art. 9 și 10 GDPR).

Dacă nu ne furnizați datele necesare comenzii (nume, adresă de livrare, e-mail, telefon), nu putem livra produsele. Datele din celelalte scopuri le furnizați voluntar.

5. Sursa datelor, marketing, minori și decizii automate

De unde provin datele. Le primim, în principal, direct de la dumneavoastră (comenzi, cont, formulare, e-mailuri, apeluri telefonice). Mai primim date tehnice de la browserul dumneavoastră (adresa IP, tipul dispozitivului) și, la plata cu cardul, confirmarea plății de la procesatorul de plăți.

Marketing direct. Vă trimitem newsletter și oferte doar dacă v-ați abonat prin bifa dedicată, necompletată în prealabil, sau, ca client existent, pentru produse similare celor cumpărate. În ambele cazuri vă puteți opune oricând, gratuit, printr-un link de dezabonare din fiecare mesaj sau scriindu-ne la adresa din secțiunea 1. Opoziția față de marketingul direct se aplică imediat, fără motivare.

Minori. Site-ul se adresează persoanelor majore. Cărțile pentru copii (colecțiile #junior și #Mini) sunt destinate părinților și tutorilor, care sunt cei ce creează contul și plasează comanda. Nu colectăm cu bună știință date de la copii. Pentru serviciile societății informaționale oferite direct minorilor, vârsta de la care un copil poate consimți singur în România este 16 ani; sub această vârstă este necesar acordul părintelui. Dacă aflați că un copil ne-a transmis date, scrieți-ne și le ștergem.

Decizii automate și profilare. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să vă afecteze în mod semnificativ și nu realizăm profilare cu efecte juridice.

6. Cui transmitem datele și transferurile în afara SEE

Nu vindem datele dumneavoastră. Le transmitem doar celor de mai jos, în măsura necesară scopului. Furnizorii care prelucrează date în numele nostru sunt persoane împuternicite și au semnat cu noi un contract care respectă art. 28 GDPR; pentru ei nu este nevoie de consimțământul dumneavoastră.

Categorie de destinatari	Rol	Exemple
Servicii de curierat și transport	persoană împuternicită sau operator propriu, după caz	Fan Courier, Sameday
Procesator de plăți	operator propriu pentru plata cu cardul	NETOPIA Payments
Găzduire site și servicii IT	persoană împuternicită
Servicii de e-mail și newsletter	persoană împuternicită	WhiteImage
Contabilitate și consultanță fiscală	persoană împuternicită
Instrumente de statistică și publicitate	persoană împuternicită, doar după consimțământul pentru cookie-uri	Google Analytics, Meta Pixel
Autorități publice, instanțe, ANPC	operatori proprii, la cerere și în baza legii	după caz

Link-uri către alte site-uri. Site-ul poate conține trimiteri către site-uri ale unor terți, care au propriile politici de confidențialitate. Vă recomandăm să le citiți; Editura nu controlează aceste site-uri și nu răspunde pentru prelucrările efectuate de ele.

7. Drepturile dumneavoastră și cum le exercitați

Aveți următoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastră:

• Acces (art. 15): aflați dacă vă prelucrăm datele și primiți o copie. Prima copie este gratuită; pentru copii suplimentare putem percepe o taxă rezonabilă, bazată pe costul administrativ.

• Rectificare (art. 16): corectăm datele inexacte și le completăm pe cele incomplete.

• Ștergere, „dreptul de a fi uitat” (art. 17): cereți ștergerea când datele nu mai sunt necesare, v-ați retras consimțământul sau v-ați opus cu succes. Nu se aplică dacă legea ne obligă să păstrăm datele, de exemplu documentele contabile.

• Restricționare (art. 18): cereți limitarea prelucrării cât timp contestați exactitatea datelor, cât timp verificăm o opoziție, când prelucrarea este nelegală și nu doriți ștergerea, sau când vă sunt necesare pentru o pretenție în justiție.

• Portabilitate (art. 20): primiți datele pe care ni le-ați furnizat dumneavoastră, într-un format structurat și uzual, sau cereți transmiterea lor către alt operator, când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și se face automat.

• Opoziție (art. 21): vă puteți opune oricând prelucrărilor bazate pe interes legitim, din motive legate de situația dumneavoastră. Vă puteți opune oricând, fără motivare, marketingului direct.

• Retragerea consimțământului: o puteți face oricând, la fel de simplu ca acordarea. Nu afectează legalitatea prelucrărilor de dinainte de retragere.

• Nu fiți supus unei decizii exclusiv automate (art. 22): nu luăm astfel de decizii (vezi secțiunea 5).

Cum procedați. Scrieți-ne la start@pilotbooks.ro. Putem cere o dovadă de identitate sau informații suplimentare, numai dacă avem îndoieli rezonabile cu privire la identitatea dumneavoastră.

Termen de răspuns. Vă răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii. În cazuri complexe termenul poate fi prelungit cu până la două luni, caz în care vă informăm în prima lună despre motive. Dacă refuzăm cererea sau o considerăm vădit nefondată ori excesivă, vă comunicăm motivele și faptul că puteți depune plângere și vă puteți adresa instanței.

Plângeri. Aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, www.dataprotection.ro, sau la autoritatea din statul dumneavoastră de reședință. Vă puteți adresa și instanței competente. Vă încurajăm să ne contactați mai întâi, ca să putem rezolva problema direct.

8. Securitate, cookie-uri, incidente și actualizări

Securitate. Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau modificării: conexiune securizată (HTTPS), acces limitat la date doar pentru persoanele care au nevoie de ele, obligație de confidențialitate pentru angajați și colaboratori.

Incidente. Dacă are loc o încălcare a securității datelor care vă poate afecta serios drepturile, vă informăm fără întârziere, iar ANSPDCP este notificată în cel mult 72 de ore, în condițiile art. 33 și 34 GDPR.

Cookie-uri. Site-ul folosește cookie-uri strict necesare funcționării (coș de cumpărături, autentificare, securitate), care nu necesită consimțământ, și cookie-uri opționale (statistici, marketing), care se activează doar dacă le acceptați prin bannerul afișat la prima vizită. Puteți refuza sau retrage oricând acordul, iar refuzul este la fel de ușor de ales ca acceptarea. Detalii, pe categorii și durate, în Politica de Cookies.

Solicitări legale. Putem transmite date autorităților competente când legea ne obligă sau când este necesar pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție, sau pentru prevenirea fraudei. Transmitem doar datele strict necesare.

Actualizarea politicii. Putem modifica această politică, de exemplu când apar noi prelucrări sau se schimbă legea. Versiunea în vigoare este mereu publicată pe site, cu data ultimei actualizări în partea de sus. În cazul modificărilor importante, de exemplu un scop nou sau un destinatar nou, vă informăm și prin e-mail sau printr-un mesaj afișat pe site înainte ca ele să se aplice.

Ultima actualizare: noiembrie 2026. Legea aplicabilă este legea română și dreptul Uniunii Europene.